Étude de marché sur les congrès internationaux destinés aux offices de tourisme

Paris Je T’aime, l’office de tourisme de Paris, a pour mission d’accueillir et d’informer les visiteurs, d’accompagner les professionnels du tourisme parisien et de promouvoir la destination à l'international, que ce soit pour le tourisme individuel ou d’affaires (congrès, réunions, etc.).

Face à l’essor des congrès en Île-de-France, Paris Je T’aime – Office de Tourisme a entrepris une initiative stratégique pour renforcer son rôle dans le développement du tourisme d’affaires dans la région. Dans ce cadre, l’office de tourisme a sollicité ESSCA Junior Conseil pour mener une étude de marché et l’accompagner dans la rédaction de son rapport annuel sur l’activité des congrès en Île-de-France.

Cette collaboration visait à simplifier et renforcer le processus de recensement des congrès, en fournissant une analyse approfondie et une base de données complète. Grâce à l’expertise de l’équipe ESSCA Junior Conseil, Paris Je T’aime souhaitait également améliorer la communication des données nécessaires à l’International Congress and Convention Association (ICCA), tout en consolidant son positionnement en tant que leader du secteur touristique.

Ce projet, encadré par une convention-cadre, s’est articulé autour de l’émission de six bons de commande, chacun structuré en deux phases principales. Le premier bon de commande a été émis en octobre 2023, et le dernier en date s’est conclu en janvier 2025. Toutefois, l’étude n’est pas encore clôturée et de nouveaux bons de commande pourront être émis.

Une Convention-Cadre régit toutes les commandes futures passées entre les parties. Elle a pour objectif de présenter le concept d’une Junior-Entreprise, le déroulement d'une mission et de définir les dispositions générales applicables à la conclusion et à l’exécution d'une commande qui s’y réfère expressément. Des bons de commande sont ensuite émis et doivent respecter les dispositions mises en place par la convention cadre. Ils précisent les détails de la commande (la méthodologie associée, le budget correspondant ainsi que le planning, les modalités de paiement et les délais de fourniture des prestations) et engage juridiquement les deux parties.

L’étude réalisée par ESSCA Junior Conseil visait à atteindre plusieurs objectifs : recenser les congrès organisés en Île-de-France afin de collecter un maximum de données à travers diverses sources d’information, identifier les nouvelles tendances émergentes en catégorisant les congrès selon leur domaine thématique et en analysant les évolutions du secteur, fournir des données exploitables à l’ICCA pour contribuer à leurs rapports internationaux sur l’activité des congrès, et orienter les stratégies de Paris Je T’aime en matière de promotion et de développement du tourisme d’affaires grâce à une analyse quantitative et qualitative approfondie. Pour un office de tourisme comme Paris Je T’aime, une compréhension fine du marché du tourisme d’affaires est essentielle pour identifier et attirer de nouvelles entreprises et associations souhaitant organiser des congrès dans la région. L’International Congress and Convention Association, ou ICCA, est une association mondiale regroupant les acteurs de l'industrie des congrès et événements internationaux, et leur rapport permet de connaître les régions et pays accueillant le plus de congrès en fonction de leur thématique et du type de conférence.

Chaque bon de commande a donné lieu à une étude structurée en deux phases majeures : une phase documentaire et une phase d’analyse, mobilisant entre deux et cinq intervenants par bon de commande.

La phase documentaire a consisté à identifier les sources d’information pour répertorier les congrès nationaux et internationaux organisés en Île-de-France. L’équipe a exploré diverses plateformes, telles que les sites d’événements comme Eventbrite ou Meetup, les sites officiels de lieux majeurs comme la Cité des Sciences et de l’Industrie ou le Palais des Congrès de Paris, les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, les portails spécialisés tels que L'Événementiel et Bedouk.fr, ainsi que les médias spécialisés dans le secteur des congrès et salons professionnels.
Les données collectées ont été structurées selon des critères précis, incluant le nom du congrès, la date, le domaine thématique, le nombre de participants, la proportion d’étrangers, la durée, le lieu, la rotation internationale/nationale/sédentaire, et les contacts des organisateurs. Ces informations ont été organisées dans un fichier Excel, le livrable fourni au client pour cette phase.
Pour maximiser l’exhaustivité des données, des outils de web scraping ont été utilisés dans certains cas, et une vérification rigoureuse a été réalisée pour garantir la fiabilité des informations collectées. Les données ont été croisées entre plusieurs sources, et des recherches complémentaires ont été menées en cas de doute. Enfin, une campagne de phoning a été mise en place pour compléter les informations manquantes, avec des appels téléphoniques réalisés auprès des organisateurs de congrès pour affiner les données et obtenir la liste la plus exhaustive possible.

La phase d’analyse a consisté en plusieurs étapes : l’analyse quantitative des données pour identifier les tendances saisonnières, les pôles géographiques clés et la répartition des congrès par domaine thématique, avec la production de graphiques pour une meilleure visualisation. L’analyse statistique a permis de mettre en évidence les secteurs les plus dynamiques, tels que les sciences médicales et la technologie. Enfin, l’identification des tendances émergentes a permis d’analyser les thématiques abordées lors des congrès pour détecter les nouvelles attentes des participants et les évolutions du secteur.

Le rapport final a consolidé les analyses quantitatives, offrant une vue d’ensemble précise des congrès en Île-de-France. Cette étude a permis de recenser près de 500 congrès et de dégager des insights stratégiques exploitables par Paris Je T’aime et l’ICCA.